Binnen onderwijsinstellingen bestaan er ontzettend veel contacten, die allemaal onderhouden en geïnformeerd dienen te worden op het juiste moment. Een efficiënte communicatie is dus zeker wel gewenst. CRM (Customer Relationship Management) is een systeem dat van oorsprong is gericht op het beheren van klantgegevens en interacties, om de klanttevredenheid te verbeteren. CRM is daarmee een belangrijke tool om in te zetten bij onderwijsinstellingen, om zo de communicatie efficiënter te maken, een beter overzicht te houden van interacties en uiteindelijk de studentenervaring te optimaliseren.
Het probleem met traditionele communicatiesystemen in onderwijsinstellingen
Bij traditionele communicatiesystemen zien we vaak dat er sprake is van versnipperde communicatie. Verschillende kanalen, waaronder e-mail, Whatsapp en een fysieke balie, worden ingezet. Het samenbrengen van deze kanalen is vaak een groot probleem binnen onderwijsinstellingen. De versplintering van de communicatie maakt het namelijk lastig om alle informatie op één plek te verzamelen. Een gebrek aan overzicht ontstaat, wat vervolgens weer tot inefficiëntie en miscommunicatie leidt. Belangrijke berichten kunnen verloren gaan of over het hoofd worden gezien, antwoorden kunnen vertragingen oplopen en problemen kunnen te lang voortduren. Het gebrek aan een centraal systeem als een CRM systeem zal de communicatie tussen personeel en student zeker niet bevorderen. Dit beïnvloedt de (negatieve) ervaringen van de student enorm. Dit is dan ook precies waarom een CRM systeem hoognodig is voor iedere onderwijsinstelling.
De oplossing van FAQtory
Bij FAQtory zijn we diep in deze problematiek gedoken, om tot een uniek CRM systeem te komen. Met onze multi-channel communicatietool kunnen we teamwerk stroomlijnen door alle communicatiekanalen, waaronder e-mail, Whatsapp en chat, te verenigen in één helder overzicht. Alle informatie wordt hierdoor op één plek verzameld en wordt voor alle betrokkenen inzichtelijk. Inefficiënties en miscommunicatie wordt zo voorkomen. Met functies als een gedeeld beheer van e-mails, kunnen teamleden gezamenlijk en transparant e-mails beheren. Vragen worden hierdoor sneller en consistenter beantwoord, wat natuurlijk ontzettend fijn is voor de studenten. Daarnaast bieden geautomatiseerde rapportages inzicht in alle communicatiestromen en prestaties, wat weer helpt bij het identificeren van knelpunten in het communicatieproces, zodat deze sneller kunnen worden opgelost. Het CRM systeem kan op deze wijze op vele gebieden van dienst zijn. De afdeling studentenadministratie profiteert bijvoorbeeld van het gezamenlijk beheer van e-mails en Whatsappberichten, omdat het gehele team sneller en accurater kan reageren op vragen van studenten. Maar ook de front office kan de uitvoering van de dagelijkse bezigheden verbeteren, doordat er geen enkel verzoek meer over het hoofd wordt gezien dankzij het verenigd overzicht. En laten we het docentenoverleg niet vergeten! De automatische rapportages geven namelijk direct inzicht in de kwesties die het vaakst voorkomen, waardoor problemen geprioriteerd kunnen worden en oplossingen sneller worden ontwikkeld.
Voordelen van geïntegreerd CRM voor onderwijsinstellingen
De voordelen van een CRM systeem zijn eigenlijk eindeloos, maar we nemen toch de belangrijkste CRM voordelen even met je door. Om te beginnen bij het belangrijkste voordeel voor onderwijsinstellingen: een verbeterde studentenervaring. Studenten besteden minder tijd aan het zoeken en verifiëren van informatie, doordat alles gecentraliseerd is. De reactiesnelheid op vragen wordt daarbij verhoogd. Bovendien wordt de communicatie tussen collega’s en verschillende afdelingen gestroomlijnd, wat leidt tot een betere coördinatie en samenwerking. Al vele onderwijsinstellingen profiteren van deze voordelen. Zo geeft TU Delft aan dat de klantcontacten goed bijgehouden kunnen worden en dat er rust op de afdeling is ontstaan, dankzij het CRM systeem. Ook Wageningen University & Research ervaart deze rust, terwijl FAQtory hen ook inzicht biedt in de belangrijkste aandachtspunten die door studenten worden aangekaart.
FAQtory’s CRM systeem functioneert als een ticketingsysteem zonder de gebruikelijke nadelen, door communicatie overzichtelijk en efficiënt te beheren. Het maakt e-mailcommunicatie een krachtige tool binnen het onderwijs, door gedeeld beheer en snellere reacties. Daarnaast integreert FAQtory meerdere communicatiekanalen, zoals e-mail, WhatsApp en webchat, binnen één centraal platform. Dit zorgt voor een gestroomlijnde, effectieve communicatie tussen studenten, docenten en administratief personeel.
Hoe CRM de studentenervaring kan verbeteren
In het kort ondersteunt FAQtory onderwijsinstellingen dus door het beste CRM systeem voor dit type organisaties te bieden. Een gecentraliseerde communicatie, verbeterde reactiesnelheid op studentenvragen en efficiëntere samenwerking tussen afdelingen, zal zeker leiden tot een hogere studenttevredenheid. Een extra voordeel is dat je het CRM systeem simpel kunt integreren. Onderwijsinstellingen kunnen eenvoudig starten met FAQtory, vooral als ze al Outlook gebruiken. De implementatie vereist minimale aanpassingen: FAQtory integreert naadloos met bestaande e-mailstructuren, waardoor teams direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden. Ook zelf ontdekken hoe FAQtory jouw onderwijsinstelling kan ondersteunen en de studenten een betere ervaring kan bieden? Vraag dan gerust een demo aan of informeer naar verdere details.
