Universiteit Leiden

FAQtory bij het Front Office Studentenzaken SOZ Universiteit Leiden

Binnen de Universiteit Leiden is Student & Educational Affairs (SEA) verantwoordelijk voor een groot aantal diensten aan studenten, van toelating en inschrijving tot huisvesting en financiën. Het Front Office Studentenzaken is het centrale loket waar studenten met vragen over al deze zaken terecht kunnen.

Mireille is hier sinds mei 2014 teamleider. Op dat
moment was er vanuit het management een sterke
behoefte aan overzicht en inzicht in de communicatie met
de studenten en het verbeteren van de afstemming met
de backoffice afdelingen.

Dat sloot aan bij de wensen vanuit de Front Office Studentenzaken om de efficiency te verhogen door de contacten via webformulier, e- mail, telefoon en balie te bundelen en voor de behandelaars snel en eenvoudig doorzoekbaar te maken.

“Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.”

De toenmalige werkwijze in Outlook was hiervoor ontoereikend. Mede door de goede ervaringen van de TU Delft viel de keuze op FAQtory.
FAQtory houdt de status en behandelaar van elke vraag bij waardoor er direct overzicht is over de afhandeling en de belasting van het team.
Daarnaast is er een kennisbank van standaardteksten en FAQ’s voor snelle en uniforme afhandeling van standaardvragen. Alle afgehandelde vragen vormen een totaaldossier waarin efficiënt gezocht kan worden. De historie van alle interactie met een student is direct beschikbaar.
Mireille: “Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.Het is erg prettig dat er standaard binnen het concept van FaQtory een specifieke inrichting voor je eigen afdeling gemaakt kan worden zonder meerkosten.”

“Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.”

“Het is erg fjn dat je snel ziet welke vragen voorrang dienen te krijgen in de beantwoording.”

Mireille: “Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.Het is erg prettig dat er standaard binnen het concept van FaQtory een specifieke inrichting voor je eigen afdeling gemaakt kan worden zonder meerkosten.”
“We zijn met name ook blij met de samenwerking. FAQtory levert goede ondersteuning en denkt actief met ons mee.” De omschakeling vanuit Outlook ging sneller dan verwacht. De implementatie was binnen 2 maanden afgerond. “Het was even wennen voor de medewerkers, maar we zijn eind maart gestart en zien de zomerpiek met vertrouwen tegemoet.”
“De statistieken en rapportages die we nu hebben gaan ons enorm helpen onze processen en de dienstverlening naar de student verder te verbeteren.”

Ook benieuwd geworden naar alle mogelijkheden?

Ontdek hoe onze oplossing uw communicatie transformeert. Vraag nu een producttour aan en zie het verschil zelf.

Bekijk ook deze verhalen

FAQtory brengt een bepaalde rust in de organisatie. Groot voordeel is dat iedereen kan bijspring…

Lees het hele verhaal

Binnen de Universiteit Leiden is Student & Educational Affairs (SEA) verantwoordelijk voor een gr…

Lees het hele verhaal

Studentenadminstratie van de TU Delft vertelt over de verbeterslag die haar afdeling maakte op ba…

Lees het hele verhaal