Mireille is hier sinds mei 2014 teamleider. Op dat
moment was er vanuit het management een sterke
behoefte aan overzicht en inzicht in de communicatie met
de studenten en het verbeteren van de afstemming met
de backoffice afdelingen.
Dat sloot aan bij de wensen
vanuit de Front Office
Studentenzaken om de
efficiency te verhogen door de
contacten via webformulier, e-
mail, telefoon en balie te
bundelen en voor de
behandelaars snel en eenvoudig doorzoekbaar te maken.
“Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.”
De toenmalige werkwijze in Outlook was hiervoor
ontoereikend. Mede door de goede ervaringen van de TU
Delft viel de keuze op FAQtory.
FAQtory houdt de status en behandelaar van elke vraag
bij waardoor er direct overzicht is over de afhandeling en
de belasting van het team.
Daarnaast is er een kennisbank van standaardteksten en
FAQ’s voor snelle en uniforme afhandeling van
standaardvragen. Alle afgehandelde vragen vormen een totaaldossier
waarin efficiënt gezocht kan worden. De historie van alle
interactie met een student is direct beschikbaar.
Mireille: “Het overzicht en
inzicht is sterk verbeterd,
ook op uitstaande mails bij
andere afdelingen.Het is erg
prettig dat er standaard
binnen het concept van
FaQtory een specifieke
inrichting voor je eigen afdeling gemaakt kan worden
zonder meerkosten.”
“Het overzicht en inzicht is sterk verbeterd, ook op uitstaande mails bij andere afdelingen.”
“Het is erg fijn dat je snel ziet welke vragen voorrang dienen te krijgen in de beantwoording.”
Mireille: “Het overzicht en
inzicht is sterk verbeterd,
ook op uitstaande mails bij
andere afdelingen.Het is erg
prettig dat er standaard
binnen het concept van
FaQtory een specifieke
inrichting voor je eigen afdeling gemaakt kan worden
zonder meerkosten.”
“We zijn met name ook blij met de samenwerking. FAQtory
levert goede ondersteuning en denkt actief met ons mee.”
De omschakeling vanuit Outlook ging sneller dan
verwacht. De implementatie was binnen 2 maanden
afgerond. “Het was even
wennen voor de
medewerkers, maar we zijn
eind maart gestart en zien de
zomerpiek met vertrouwen
tegemoet.”
“De statistieken en
rapportages die we nu
hebben gaan ons enorm
helpen onze processen en
de dienstverlening naar de
student verder te verbeteren.”
