Waarom een ‘E-mail-first’ benadering jouw team efficiënter maakt

Hoe ‘E-mail-First’ verschilt

We hebben een haat-liefde-verhouding met e-mail. E-mail heeft inmiddels de papieren post vrijwel helemaal vervangen, en in onze dagelijkse werkzaamheden is het niet meer weg te denken. Hoe fijn het ook is om de directe interactie via de telefoon of kanalen zoals WhatsApp en webchat te ervaren, het grootste deel van de communicatie met collega’s, leveranciers en vaak ook nog met klanten (en dan vaak de belangrijkste berichten zoals bestellingen, inschrijvingen, facturen, etc.) is e-mail! En van al die e-mails worden we meestal niet zo blij. Maar waarom is dat? En zou er niet een manier zijn om e-mail juist vóór je te laten werken? Een nadeel om te zetten in een voordeel? Met de ‘e-mail first’ benadering kan dat. Lees hieronder hoe.
CRM systeem voor hogescholen en universiteiten

Welke nadelen ervaren we in het gebruik van e-mail?

Het gebruik van e-mail is in elk werkveld niet weg te denken. Toch ervaren we nadelen op de manier waarop e-mail nu veelal ingezet wordt. Deze ervaren we ook onbewust. Komen onderstaande nadelen je bekend voor?

  • Er wordt binnen teams gebruikgemaakt van verschillende e-mailadressen en dus ook mailboxen, waardoor het terugvinden van specifieke informatie in e-mail kan uitdagend zijn.
  • Tegenwoordig communiceren we via diverse kanalen met onze klanten en stakeholders, daardoor is de informatie verspreid. Denk aan telefoon, WhatsApp en webchat.
  • In samenwerking met teamleden in dezelfde mailbox loop je tegen het probleem aan dat een teamlid op hetzelfde moment een e-mail oppakt. Dit is niet direct zichtbaar voor teamleden, met het gevaar dat je dubbel werk doet.

Wat als deze nadelen niet meer van belang zijn omdat daar een oplossing voor is?

Technologie en tools voor ‘E-mail-First’

Bij technologische hulpmiddelen voor ondersteuning van de ‘E-mail-First’ aanpak, kun je denken aan de bekende programma’s Outlook en Gmail voor basisfunctionaliteit. Voor geavanceerd e-mailmanagement bieden tools als Front, HelpScout en Zendesk Support uitgebreide mogelijkheden voor teamcollaboratie, ticketbeheer en automatisering. Moderne e-mailmanagement tools als FAQtory spelen een essentiële rol, door e-mails om te zetten in gestructureerde kennisbanken. Hierdoor hebben teams snel toegang tot informatie en kunnen ze efficiënt reageren op veelgestelde vragen, wat de productiviteit en klantenservice zal verbeteren.

Toekomst van ‘E-mail-First’ in zakelijke communicatie

Als universeel en betrouwbaar communicatiekanaal, zal e-mail voor organisaties van elke omvang belangrijk blijven. Om efficiëntie te stimuleren, is de kans groot dat steeds meer organisaties over zullen stappen naar de ‘E-mail-First’ aanpak. Met de aanwezige technologieën kan e-mail in de toekomst worden geïntegreerd met systemen als CRM-software en projectmanagementtools. De duurzaamheid en schaalbaarheid van ‘E-mail-First’ zal hierbij altijd blijven bestaan. Verbeteringen in e-mailbeheer en automatisering zullen helpen om de efficiëntie verder te vergroten, terwijl de focus op documentatie en traceerbaarheid intact blijft.

Jouw communicatie binnen het team ook een boost geven? We leggen je graag uit hoe jij het maximale uit ‘E-mail-First’ kunt halen. Bekijk ons product of neem direct contact op.

De kern van 'E-mail-First'

Het ‘E-mail-First’ principe benadrukt het belang van e-mail als primaire communicatiemethode. Binnen een bedrijf kan het namelijk lastig zijn om overzicht te bewaren door de vele communicatiemiddelen, zoals telefoongesprekken en losse chatberichten, die weinig schriftelijke vastlegging bieden. De ‘E-mail-First’ aanpak is ontwikkeld om de communicatie te verbeteren. Het doel van ‘E-mail-First’ is een gestructureerde communicatie minder afleiding, waarbij de gespreksgeschiedenis eenvoudig traceerbaar en inzichtelijk is.

Voordelen van een 'E-mail-First' aanpak

Verbeter de interne en externe communicatie met de ‘E-mail First’ aanpak van FAQtory. Deze methode draait om overzicht en structuur, niet om afleiding. Het biedt een complete contacthistorie met klanten en inzicht in de communicatie tussen collega’s, klanten en stakeholders. Door e-mails te gebruiken als traceerbare schriftelijke gesprekken, kun je berichten op het juiste moment verwerken, wat de workflows, planningen en focus verbetert. Dit resulteert in hogere productiviteit en efficiëntie. E-mails maken het ook eenvoudiger om communicatie met teams en experts zowel binnen als buiten de organisatie te vinden en doorzoeken. Alles is gemakkelijk terug te vinden en doorzoekbaar.

Uitdagingen met traditionele communicatiemethoden

Traditionele communicatiesystemen, zoals telefoongesprekken en direct messaging, brengen enkele problemen en inefficiënties met zich mee die ‘E-mail-First’ omzeilt. Denk aan de timing die al gauw verkeerd kan zijn, omdat de ontvanger wellicht even geen tijd heeft om per direct te reageren. Dit doet de productiviteit en de focus van de ontvanger niet ten goede en dat is een situatie die je liever ontwijkt. Ze bieden daarbij ook weinig ruimte voor het overdenken van antwoorden, wat kan leiden tot minder doordachte reacties. Verder zijn ze niet altijd traceerbaar, waardoor het moeilijk is om eerdere gesprekken te herinneren of informatie terug te vinden. Het gebrek aan documentatie kan bij deze traditionele communicatiemethoden tot flinke problemen leiden. E-mail is er echter ook altijd voor interne communicatie, instructies en procedures, communicatie met leveranciers, bestellingen, facturen, enzovoort. Je kunt een klant pas echt helpen als je die e-mails bij de hand hebt!
FAQtory-feature-track-and-trace

Gerelateerde blogartikelen

CRM en de toekomst van onderwijs: trends en voorspellingen

Lees meer

Hoe CRM de studentenervaring kan verbeteren

Lees meer

Implementatie van CRM bij hogescholen en universiteiten

Lees meer

Hoe een klantenservice systeem je bedrijf kan transformeren

Lees meer

Efficiënt samenwerken met klanten en collega’s: De FAQtory methode

Lees meer

Integratie van WhatsApp, webchat en e-mail: De multi-channel benadering

Lees meer