Hoe ‘E-mail-First’ verschilt
We hebben een haat-liefde-verhouding met e-mail. E-mail heeft inmiddels de papieren post vrijwel helemaal vervangen, en in onze dagelijkse werkzaamheden is het niet meer weg te denken. Hoe fijn het ook is om de directe interactie via de telefoon of kanalen zoals WhatsApp en webchat te ervaren, het grootste deel van de communicatie met collega’s, leveranciers en vaak ook nog met klanten (en dan vaak de belangrijkste berichten zoals bestellingen, inschrijvingen, facturen, etc.) is e-mail! En van al die e-mails worden we meestal niet zo blij. Maar waarom is dat? En zou er niet een manier zijn om e-mail juist vóór je te laten werken? Een nadeel om te zetten in een voordeel? Met de ‘e-mail first’ benadering kan dat. Lees hieronder hoe.
Welke nadelen ervaren we in het gebruik van e-mail?
Het gebruik van e-mail is in elk werkveld niet weg te denken. Toch ervaren we nadelen op de manier waarop e-mail nu veelal ingezet wordt. Deze ervaren we ook onbewust. Komen onderstaande nadelen je bekend voor?
- Er wordt binnen teams gebruikgemaakt van verschillende e-mailadressen en dus ook mailboxen, waardoor het terugvinden van specifieke informatie in e-mail kan uitdagend zijn.
- Tegenwoordig communiceren we via diverse kanalen met onze klanten en stakeholders, daardoor is de informatie verspreid. Denk aan telefoon, WhatsApp en webchat.
- In samenwerking met teamleden in dezelfde mailbox loop je tegen het probleem aan dat een teamlid op hetzelfde moment een e-mail oppakt. Dit is niet direct zichtbaar voor teamleden, met het gevaar dat je dubbel werk doet.
Wat als deze nadelen niet meer van belang zijn omdat daar een oplossing voor is?
Technologie en tools voor ‘E-mail-First’
Bij technologische hulpmiddelen voor ondersteuning van de ‘E-mail-First’ aanpak, kun je denken aan de bekende programma’s Outlook en Gmail voor basisfunctionaliteit. Voor geavanceerd e-mailmanagement bieden tools als Front, HelpScout en Zendesk Support uitgebreide mogelijkheden voor teamcollaboratie, ticketbeheer en automatisering. Moderne e-mailmanagement tools als FAQtory spelen een essentiële rol, door e-mails om te zetten in gestructureerde kennisbanken. Hierdoor hebben teams snel toegang tot informatie en kunnen ze efficiënt reageren op veelgestelde vragen, wat de productiviteit en klantenservice zal verbeteren.
Toekomst van ‘E-mail-First’ in zakelijke communicatie
Als universeel en betrouwbaar communicatiekanaal, zal e-mail voor organisaties van elke omvang belangrijk blijven. Om efficiëntie te stimuleren, is de kans groot dat steeds meer organisaties over zullen stappen naar de ‘E-mail-First’ aanpak. Met de aanwezige technologieën kan e-mail in de toekomst worden geïntegreerd met systemen als CRM-software en projectmanagementtools. De duurzaamheid en schaalbaarheid van ‘E-mail-First’ zal hierbij altijd blijven bestaan. Verbeteringen in e-mailbeheer en automatisering zullen helpen om de efficiëntie verder te vergroten, terwijl de focus op documentatie en traceerbaarheid intact blijft.
